Plus de 600 000 fleurs par an : mettre en place un WMS connecté aux grands comptes

Dans une entreprise qui traite plus de 600 000 fleurs par an, connaître le stock total ne suffit pas. Il faut savoir quelles fleurs sont disponibles, où elles se trouvent, dans quel état et pour quelle commande elles sont réservées. Quand les clients sont des grands comptes, il faut aussi faire circuler cette information entre leurs outils, la gestion commerciale et l’entrepôt.

Un WMS — le logiciel qui pilote les opérations de l’entrepôt — doit rendre ce parcours lisible, de la réception à l’expédition. Voici comment aborder sa mise en place dans ce contexte.

Commencer par suivre une fleur, de l’arrivée au départ

Le cadrage se fait sur le terrain. Comment les livraisons arrivent-elles ? Qui contrôle les quantités et la qualité ? Comment les équipes identifient-elles un lot ? À quel moment une fleur est-elle considérée comme disponible à la vente ?

Il faut ensuite suivre une commande réelle jusqu’au chargement. Les notes papier, les fichiers partagés et les appels entre le commercial et l’entrepôt montrent les informations qui manquent au bon moment.

Le volume annuel donne l’échelle du projet ; les journées de pointe déterminent les contraintes de préparation. Le cadrage doit donc examiner les pics, les horaires de départ et le nombre de commandes simultanées, sans se limiter à une moyenne sur l’année.

Construire un stock que les équipes peuvent expliquer

Pour chaque référence, le système doit distinguer les quantités reçues, disponibles, réservées, bloquées et expédiées. Une fleur présente dans l’entrepôt mais écartée au contrôle qualité ne doit pas rester proposée à un client.

La définition des unités mérite une attention particulière : une commande exprimée en bottes doit pouvoir être rapprochée d’un stock suivi en tiges et d’une expédition en colis. Les conversions doivent être explicites et validées par référence.

Le suivi des lots et des emplacements permet ensuite de retrouver les produits sans dépendre de la mémoire d’une personne. Les règles de sortie prennent en compte la date de réception, l’état constaté et les exigences du client. Toute mise au rebut ou correction de quantité doit laisser une explication consultable.

Relier les commandes des grands comptes à l’entrepôt

Chaque client peut avoir ses propres références, conditionnements et adresses de livraison. Avant de connecter les systèmes, il faut établir la correspondance avec les données internes.

Le circuit cible peut se décomposer en quatre étapes :

1. Recevoir la commande avec son numéro client, ses lignes, ses quantités et la date de livraison demandée.
2. Contrôler les correspondances : références reconnues, unités cohérentes, adresse et conditions commerciales valides.
3. Transmettre l’ordre de préparation au WMS une fois la commande acceptée dans l’outil de gestion.
4. Faire remonter le réalisé : quantités préparées, manquants et confirmation d’expédition, puis transmettre les informations attendues au client.

Le mode d’échange dépend des outils du grand compte : connexion entre logiciels, échange de fichiers structurés ou portail de commande. L’essentiel est de définir ce que signifie chaque statut. Une commande reçue n’est pas encore une commande acceptée, et une commande préparée n’est pas encore expédiée.

Il faut aussi prévoir les doublons et les interruptions : un même bon de commande reçu deux fois ne doit pas déclencher deux préparations. Un échange en échec doit être visible et pouvoir être repris.

Donner aux préparateurs un parcours simple

Dans l’entrepôt, l’écran doit répondre à des questions concrètes : où aller, quelle référence prendre, quel lot utiliser et quelle quantité confirmer. Le scan des emplacements et des produits peut accompagner ces contrôles lorsque l’étiquetage le permet.

Les écarts font partie du parcours. Si un lot est abîmé ou une quantité insuffisante, le préparateur doit pouvoir le signaler immédiatement. Le commercial retrouve alors l’information pour convenir d’une livraison partielle ou d’une substitution avec le client, selon les règles du compte.

Déployer sur un périmètre maîtrisé

Une première mise en service peut porter sur une zone, une famille de produits et un client pilote. Elle doit couvrir toute la chaîne, y compris les cas moins confortables : réception incomplète, annulation, manque en préparation ou connexion indisponible.

Avant d’élargir, on rapproche le stock physique du stock informatique et on vérifie que chaque commande se retrouve des deux côtés de la liaison client. Les équipes doivent disposer d’une procédure de secours et savoir comment réconcilier les opérations après une interruption.

Les indicateurs à suivre sont concrets : écarts de stock, erreurs de préparation, pertes, temps de traitement et respect des départs prévus. Leur mesure avant et après la mise en service permet d’évaluer les effets du projet sans promettre un gain arbitraire.

Chez Osmose, ce type de démarche relie la gestion ERP et l’automatisation des échanges. Vous préparez un projet similaire ? Parlons de votre entrepôt et des outils de vos clients.